هنگام استفاده از پاورپوینت حتما این سوال برایتان پیش آمده که چگونه می توانم بر روی ارائه خود رمز گذاری کنم تا کسی نتواند آن را باز کند و محتوای آن تغییر دهد. در صورتیکه این اتفاق برایتات پیش آمده نگران نباشید با استفاده از این آموزش می توانید نحوه رمز گذاری فایل پاورپوینت را به راحتی یاد بگیرید. درواقع مایکروسافت آفیس به شما این امکان را می‌دهد که فایل های پاورپوینت خود را از دسترسی و تغییر توسط دیگران حفظ کنید. حتی اگر به دیگران اجازه تغییر در سند خود را بدهید، می‌توانید تغییراتی که دیگران می‌توانند انجام دهند را نیز محدود کنید.
نکته‌ای که باید توجه کنید این است که مایکروسافت نمی‌تواند رمزهای عبور فراموش شده شما را بازیابی کند، بنابراین در انتخاب و نگهداری رمز عبور خود دقت کنید. در این مقاله از سایت بانک پروژه، به معرفی انواع روش های مختلف برای رمز گذاری فایل پاورپوینت در ویندوز و مک می پردازیم. تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.
چرا باید به فایل‌های پاورپوینت خود رمز عبور اضافه کنید؟
رمز عبور ساده‌ترین راه برای افزودن یک لایه محافظتی به هر یک از فایل‌های شما در پاورپوینت است و یک مانع مؤثر برای جلوگیری از دسترسی افرادی است که نباید به آن‌ها دسترسی داشته باشند. اگر در حال به اشتراک گذاشتن اطلاعات خود در محل کار، حساس هستید یا یک فایل محرمانه انجام می‌دهید، اضافه کردن رمز عبور احتمال سوء استفاده از محتوای فایل پاورپوینت شما را کاهش می‌دهد.
روش‌های زیادی وجود دارد که فایل‌های شما می‌توانند به دست افراد نادرست بیفتند؛ چه آن‌ها را روی یک درایو USB ذخیره کنید که به راحتی می‌تواند گم شود، یا یک فایل رمزگذاری نشده را به یک حساب کاربری ناامن ایمیل کنید، افزودن یک رمز عبور یک لایه امنیتی مطمئن برایتان فراهم می‌کند. اگر در حال به اشتراک گذاشتن یک فایل پاورپوینت به صورت آنلاین با چندین همکار هستید، استفاده از فضای ابری امن مانند Microsoft OneDrive را باید مدنظر قرار دهید.
نحوه رمز گذاری فایل پاورپوینت
- روی دکمه Microsoft Office در بالای صفحه پاورپوینت کلیک کنید.
- به گزینه “Prepare” بروید و روی آن کلیک کنید.
- گزینه‌های مختلفی نمایش داده می‌شود و باید گزینه “Encrypt Document” را انتخاب کنید.
- در کادر رمز عبور، رمز عبور خود را تایپ کرده و مجدداً آن را وارد کنید و سپس روی “OK” کلیک کنید. شما می‌توانید تا 255 کاراکتر تایپ کنید و این ویژگی از رمزگذاری پیشرفته AES 128 بیتی استفاده می‌کند.
- پس از وارد کردن رمز عبور، برای ذخیره رمز، روی گزینه “Save” کلیک کنید.
حذف رمز گذاری از فایل پاورپوینت
- از آنجا که سند قبلاً رمزگذاری شده است، فایل پاورپوینت خود را با رمز عبور باز کنید.
- روی دکمه Microsoft Office در بالای صفحه کلیک کنید.
- به گزینه “Prepare” بروید و روی آن کلیک کنید.
- گزینه “Encrypt Document” را انتخاب کنید؛ یک کادر محاوره‌ای ظاهر می‌شود.
- در بخش رمز عبور، رمز عبور رمزگذاری شده را حذف کرده و روی “OK” کلیک کنید.
- سپس ارائه خود را ذخیره کنید؛ سپس رمزگذاری با موفقیت حذف می شود.
رمزگذاری فایل پاورپوینت در Mac
برای رمزگذاری و محافظت از یک فایل پاورپوینت در Microsoft PowerPoint برای مک به روش زیر عمل کنید:
- فایل پاورپوینت مورد نظر خود را در Microsoft PowerPoint برای مک باز کنید.
- از منوی فایل (File)، گزینه “رمز عبور” (Passwords) را انتخاب کنید.
- در بخش “رمز عبور برای باز کردن” (Password to open)، گزینه “این ارائه را رمزگذاری کنید و نیاز به رمز عبور برای باز کردن داشته باشد” (Encrypt this presentation and require a password to open) را تیک بزنید.
- در فیلد “رمز عبور جدید” (New password)، یک رمز عبور وارد کنید. توجه داشته باشید که رمزهای عبور به حروف کوچک و بزرگ حساس هستند.
- رمز عبور خود را دوباره وارد کرده و تأیید کنید.
- روی “تنظیم رمز عبور” (Set Password) کلیک کنید.
- سپس روی “تأیید” (OK) کلیک کنید. فایل شما اکنون رمزگذاری شده و برای باز کردن آن نیاز به رمز عبور دارد.
- فراموش نکنید که این رمز عبور را در یک مدیریت رمز عبور امن ذخیره کرده و به صورت امن به کاربران یا دریافت‌کنندگان این فایل اطلاع دهید.
- برای برداشتن رمز عبور، مراحل فوق را تکرار کنید بدون اینکه رمزی وارد کنید. فایل را ذخیره کنید و پس از اسفتاده دوباره، دیگر برای باز کردن آن نیازی به رمز عبور نخواهد بود.
نتیجه
حتماً رمز عبور خود را به خاطر بسپارید، زیرا قابلیت‌های رمز گذاری فایل پاورپوینت می‌تواند شما را از دسترسی به فایل خودتان محروم کند اگر رمز عبور خود را فراموش کنید. شما می‌توانید از هر کلمه یا ترکیبی از حروف و اعداد برای ایمن‌سازی فایل خود استفاده کنید و به یاد داشته باشید که تمام رمزهای عبور به حروف کوچک و بزرگ حساس هستند.
هنگام به اشتراک گذاشتن فایل‌های پاورپوینت رمزگذاری شده از طریق ایمیل، از ایمیل‌های رمزگذاری شده که Outlook ارائه می‌دهد برای افزایش امنیت استفاده کنید.
صرف چند دقیقه برای اضافه کردن این لایه امنیتی ساده می‌تواند شما را از دسترسی غیرمجاز و تأثیرات مخرب احتمالی و سواستفاده از اطلاعاتتان محافظت کند. چه یک پاورپوینت شرکتی، یک پروژه پاورپوینت دانشگاهی یا محتوای شخصی باشد، با افزودن حفاظت با رمز عبور مطمئن می شوید که فایل‌های شما محرمانه باقی می مانند.
منبع: https://www.tutorialspoint.com/how-to-add-and-remove-encryption-for-ms-powerpoint-presentation
